برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی

بیش از ۷۰٪ پروژه‌ها در ایران، با بودجه و زمانی بیش از آنچه در برنامه‌ریزی برآورد شده‌بود به پایان می‌رسند. از اصلی‌ترین دلایل عدم موفقیت در اجرای پروژه‌ها، می‌توان به ضعف در برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه اشاره کرد. در این مطلب به برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی می‌پردازیم، فازهای چرخه عمر پروژه را بررسی می‌کنیم و رویکردهایی برای موفقیت در مدیریت و برنامه ریزی پروژه ساختمانی بیان می‌کنیم.

نحوه‌ی برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی

برای این‌که با مفهوم برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی آشنا شوید، ابتدا به‌طور کلی باید بدانید تعریف پروژه چیست و چرخه حیات پروژه شامل چه فازهایی می‌شود.

پروژه عبارت است از تلاشی موقتی برای ارائه‌‌دادن یک تحویل‌شدنی (Deliverable) اعم از کالا، خدمت یا نتیجه‌ای منحصر به‌فرد. با توجه به موقتی‌بودن ماهیت پروژه، پروژه‌ها دارای چرخه‌ی حیات هستند.

 اهمیت چرخه عمر پروژه این است که رویکردی ساختاریافته و برنامه‌ریزی شده برای مدیریت پروژه مهیا می‌کند. چرخه عمر هر پروژه فارغ از این که چه نوع پروژه‌ای باشد، کم‌وبیش از فازهای یکسانی تشکیل شده است. مشخص‌بودن این فازها، برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی برای مدیران پروژه را امکان‌پذیر می‌کند.

چرخه‌ی حیات پروژه به‌ترتیب عبارت است از:

1. آغاز (Initiating)؛
2. برنامه ریزی (Planniing)؛
3. اجرا (Execution)؛
4. کنترل و نظارت (Monitoring and Controlling)؛
5. پایان (Closing).

در ادامه هریک از فازهای چرخه عمر پروژه را شرح می‌دهیم تا بتوانید پروژه را از آغاز تا پایان بر اساس برنامه‌ریزی پیش ببرید.

۱. آغاز

پروژه در ابتدا باید امکان‌سنجی شود و مشخص شود برای اجرای آن، چه فعالیت‌هایی باید انجام شوند. برای این منظور، لازم است سند آغازین پروژه یا PID تهیه کنید. اطلاعاتی که برای برنامه ریزی پروژه ساختمانی در فاز آغاز نیاز دارید عبارت‌اند از:

• تعیین تحویل‌شدنی پروژه
• تعیین الزامات و انتظارات کارفرما
• نیروی انسانی لازم برای فعالیت در پروژه
• مواد و مصالح مورد نیاز برای اجرای پروژه
• بودجه‌ی مورد نیاز

۲. برنامه ریزی

در فاز برنامه ریزی، نیاز به تهیه‌ی ساختار شکست پروژه یا WBS (Work Breakdown Structure) داریم تا تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه از تجهیز کارگاه گرفته تا تحویل واحدها را مشخص کنیم. همچنین باید مدت زمان اجرای آن‌ها، روابط پیشنیازی، منابع مورد نیاز و هزینه‌ی پیش‌بینی شده را دقیق‌تر و با جزئیات بیشتر از فاز قبل، برآورد کنیم. با تعیین تمام فعالیت‌هایی که باید در پروژه انجام شوند، محدوده‌ی پروژه (Project Scope) مشخص می‌شود.

برای مدیریت محدوده‌ی پروژه در برنامه ریزی پروژه ساختمانی، لازم است تا تحویل‌شدنی مورد انتظار و شاخص‌های ارزیابی عملکرد را مستند کنید تا در فازهای بعدی، بتوانید انتظارات کارفرما را کنترل کنید و موظف به اجرای فعالیتی خارج از محدوده پروژه نشوید. برای مثال، اگر در قراردادها و اسناد، روف‌گاردن در پروژه مشخص نشده‌باشد و کارفرما بخواهد در پروژه روف‌گاردن اجرا کنید، با استناد به قراردادها می‌توان مشخص کرد که اجرای روف‌گاردن خارج از محدوده پروژه است.

از مهم‌ترین اسنادی که باید در فاز برنامه‌ریزی تهیه کنید، مدیریت برنامه پروژه (Project Management Plan) است. هدف سند این است که برنامه‌ریزی پروژه را تعیین کند، به مدیر پروژه در تصمیم‌گیری‌ها کمک کند و حامیان پروژه را مشخص کند.

۳. اجرا

پس از برنامه‌ریزی، نوبت به اجرای پروژه می‌رسد. در این فاز، مدیر پروژه اسناد برنامه ریزی پروژه را در اختیار دارد و مطابق با آن، عوامل اجرایی را مدیریت می‌کند. در این مرحله، مدیر پروژه باید وضعیت پروژه را به‌روز رسانی کند، تعارضات بین عوامل اجرای پروژه و کارفرما را مدیریت کند و نظارت کند که اجرای پروژه مطابق با جزئیات فنی مشخص‌شده در نقشه‌ها و الزامات کارفرما صورت گرفته است.

در ادامه، مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه در فاز اجرا را بیان می‌کنیم.

• مدیر پروژه باید با عوامل اجرایی ارتباط مؤثر برقرار کند، به آن‌ها برای پیشبرد پروژه انگیزه دهد و منابع لازم را در اختیار آنان قرار دهد.
• دانشی که توسط عوامل فعال در اجرای پروژه تولید شده، بسیار ارزشمند است. این دانش باید توسط مدیران پروژه مستند شود و در پروژه‌های آینده به کار گرفته شود.
• اگر کارفرما از خروجی پروژه رضایت نداشته‌باشد، نمی‌توان آن پروژه را پروژه‌ای موفق به‌حساب آورد. مدیران پروژه باید الزامات کیفی پروژه را محقق کنند و برای اطمینان از برآورده‌شدن نیازهای کارفرما، به‌خوبی با او ارتباط برقرار کنند.
• مدیران پروژه باید گزارشات دوره‌ای و گزارشات پیشرفت پروژه را به کارفرما ارسال کنند و او را در جریان آخرین پیشرفت‌ها قرار دهند.

۴. کنترل و نظارت

در این فاز، روی چگونگی اجرای پروژه نظارت می‌شود. مدیران پروژه باید عدم تطابق فعالیت‌های اجرایی با برنامه‌ریزی را تشخیص داده و اقدامات اصلاحی مناسب را انجام دهند. مدیران پروژه در این فاز باید میزان دست‌یابی به اهداف پروژه را اندازه‌گیری کنند، عدم مطابقت‌ها مانند بروز تأخیرات در زمان اجرای فعالیت‌ها و خارج‌شدن از خط بودجه‌ی تعیین‌شده را تشخیص دهند و اقدامات لازم برای برطرف کردن چنین مشکلاتی را انجام دهند.

از جمله اقداماتی که در این فاز انجام می‌شوند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تهیه‌ی گزارش پیشرفت پروژه
• برگزاری جلسات دوره‌ای با کارفرما و تیم پروژه
• مدیریت تغییرات پروژه و تصمیم‌گیری درباره‌ی این تغییرات
• اصلاح محدوده پروژه
• برنامه‌ریزی مجدد در صورت نیاز

۵. پایان

این فاز اگرچه بر روی نظر کارفرما در مورد عملکرد مدیران پروژه اهمیت بسزایی دارد، معمولا جدی گرفته نمی‌شود. در این فاز، مدیران باید گزارش نهایی را آماده کرده و تحویل دهند. این گزارش موارد زیر را در بر می‌گیرد:

• اعلام اختتام پروژه
• مستندسازی کارهای انجام‌شده
• تعیین تکلیف بودجه (اگر بودجه اضافی آمده بود آزادسازی شود)
• آزادسازی تیم‌ها، ماشین‌آلات و مواد و مصالح باقی‌مانده در پروژه
• مستندسازی درس‌آموخته‌ها

مدل آبشاری برای برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی

یکی از مدل‌ها برای مدیریت پروژه‌های ساختمانی، روش آبشاری (Waterfall) است. در این روش، اجرای هر مرحله پیش‌نیاز مرحله‌ی بعدی است. برای مثال، دیوارچینی پیش‌نیاز اجرای گچ‌و‌خاک دیوارها است. در مدل آبشاری، نیازهای کارفرما در قالب محدوده پروژه، پیش از اجرای پروژه مشخص شده و تغییرات زیادی روی آن اعمال نخواهد شد؛ حتی در برخی موارد این تغییرات می‌توانند غیرممکن باشند.

مزایای استفاده از روش آبشاری عبارت‌اند از:

• کنترل محدوده پروژه
• کنترل بودجه
• مدیریت زمان اجرای هر فعالیت
• شناسایی انحرافات
• اقدامات اصلاحی برای جبران انحرافات

مدیران پروژه برای اجرای این روش، از نمودار گانت (Gantt Chart)‌ استفاده می‌کنند تا بتوانند ترتیب اجرای فعالیت‌ها، روابط پیش‌نیازی و مدت زمان هر فعالیت را مشاهده و کنترل کنند.

ابزارهای برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی

مهم‌ترین ابزارها برای برنامه ریزی پروژه ساختمانی، پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) و تسلط به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پراجکت (MsProject) و پریماورا (Primavera) هستند که مجهز بودن به این ابزارها، نقشی اساسی در موفقیت مدیران پروژه دارد.

جمع‌بندی

چرخه عمر پروژه بینشی به به مدیران می‌دهد تا بتوانند فعالیت‌های هر مرحله از پروژه را مشخص کنند و برای آن فعالیت‌ها، از پیش برنامه‌ریزی کنند. در این مطلب فازهای چرخه حیات پروژه را بررسی کردیم و مدل آبشاری در مدیریت پروژه‌های ساختمانی را معرفی کردیم. امیدواریم با خواندن این مطلب، ابهامات شما در مورد برنامه ریزی در پروژه های ساختمانی برطرف شده باشد.